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文獻(xiàn)的項(xiàng)目可以很多,包括索引號、題目、作者、出處、日期、卷期號、文種、文摘、關(guān)鍵詞、分類號等等,多的達(dá)三四十項(xiàng)。國外許多專門做文獻(xiàn)檢索工具書的情報(bào)部門(如化學(xué)文摘社、工程索引社)過去沒采用計(jì)算機(jī)時(shí),只能發(fā)行書本檢索工具,用了計(jì)算機(jī)后除了發(fā)行書本外,還同時(shí)發(fā)行磁帶和縮微制品,而且磁帶發(fā)行的時(shí)間還比書本的要早半個(gè)月左右。必須指出的是,磁帶本系編制文摘、索引的副產(chǎn)品,但它的作用更大,它是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)情報(bào)儉索所不可缺少的?,F(xiàn)在國外發(fā)行的磁帶有五六百種以上,最著名的如CAS, BIOSIS, COMPENDEX, NTIS, MEDLARS,INSPEC, PASCAL, JICST...…。
利用計(jì)算機(jī)編制索引目錄是情報(bào)工作電腦化的起點(diǎn),國外即使是第三世界閏家(如南斯拉夫、印度)均開展得很普遍。這項(xiàng)工作的優(yōu)點(diǎn)是:
(1)一次加工、多次使用。過去人工編索引,每種索引必須人工排序一次,很費(fèi)時(shí)間。用計(jì)算機(jī)編索引時(shí),只需將二次文獻(xiàn)一次輸入給計(jì)算機(jī)制成磁帶后,就可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)編排出各種索引,如專題索引、關(guān)鍵詞索引、引文索引、分類索引、作者索引、季度索引、年度索引。
(2)縮短了報(bào)導(dǎo)周期。手工編目排版情況下,情報(bào)從收集到報(bào)導(dǎo)出去,一般費(fèi)時(shí)半年以上,采用電腦后,報(bào)導(dǎo)周期可以縮短為2-'3個(gè)月。用戶備有計(jì)算機(jī)的話,周期還可縮短,因?yàn)榇艓б话惚葧驹绨l(fā)行半個(gè)月至一個(gè)月。
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